Portal de cliente gratis para agencias: una comparativa honesta
Busca un portal de cliente gratis y los resultados se dividen en dos grupos: cosas que son gratis porque el trabajo lo haces tú a mano, y cosas que son gratis hasta un límite que vas a cruzar. Ambas pueden ser la respuesta correcta durante un tiempo. Ninguna es gratis en el sentido que sugiere la palabra.
Esta es una comparativa directa de las opciones realistas, lo que cuesta cada una de verdad y el punto en el que cada una deja de tener sentido.
Lo que compra la versión de pago: una página con tu marca que está al día sin que nadie la actualice.
Opción 1: una carpeta en un disco compartido
Crea una carpeta por cliente en Google Drive o Dropbox, deja ahí los entregables y compártela.
Coste: nada en dinero. De quince a treinta minutos por cliente y semana en archivar, renombrar y responder qué versión es la buena.
Qué hace bien. Entregar archivos. Si tu relación con el cliente va sobre todo de pasar activos, una carpeta compartida es honesta y todo el mundo ya sabe usarla.
Dónde rompe. No tiene ninguna noción de estado. Un cliente que mira una carpeta no puede saber qué está en curso, qué va tarde ni qué viene. Así que la carpeta nunca sustituye al correo de estado, solo convive con él. El control de acceso es por cuenta y no por contraseña, y los permisos se van desajustando conforme se añade gente con los años.
Opción 2: una vista pública de tu herramienta de proyecto
La mayoría de herramientas, ClickUp incluida, pueden publicar una vista en una URL pública.
Coste: nada en dinero, unos minutos de configuración.
Qué hace bien. Siempre está al día, que es la propiedad más difícil de conseguir gratis. Los datos vienen directos de donde ocurre el trabajo.
Dónde rompe. En tres sitios. La página muestra la interfaz de la herramienta en lugar de tu marca. No hay contraseña, así que cualquiera con el enlace puede abrirla, y los enlaces se reenvían y se archivan en hilos de correo que sobreviven al encargo. Y no puedes variar lo visible por lector, así que un filtro que oculta el trabajo interno lo oculta para todos o para nadie.
Para trabajo bajo NDA, el punto de la contraseña suele bastar para descartarla.
Opción 3: una página de Notion publicada por cliente
Construye una página por cliente, publícala, envía el enlace.
Coste: nada en dinero en el plan gratuito. Tiempo recurrente real salvo que tus proyectos vivan de verdad en Notion.
Qué hace bien. Queda bien y es flexible. Controlas por completo el diseño y puedes mezclar relato con estructura de un modo que un panel no permite.
Dónde rompe. Si tu entrega ocurre en ClickUp, Asana o Jira, la página de Notion es una copia, y las copias se desvían. Alguien tiene que actualizarla, que es el mismo coste manual del correo de estado en otro envase. En el plan gratuito, una página publicada es accesible para cualquiera con el enlace, y la protección con contraseña está en un plan de pago.
Opción 4: el plan gratuito de una herramienta de portal
Las herramientas de portal dedicadas suelen ofrecer un plan gratuito o de entrada que cubre unos pocos clientes.
Coste: nada hasta el límite, después una suscripción.
Qué hace bien. Todo aquello con lo que pelean las vías gratuitas: marca, contraseña por cliente, alcance por cliente y contenido que sigue al día porque lee tu espacio en lugar de copiarse en un documento.
Dónde rompe. El límite de clientes. Los planes gratuitos están dimensionados para enseñar el producto, así que una agencia con cartera real cruza la línea bastante pronto.
Comparativa
| Disco compartido | Vista pública | Página Notion | Plan gratuito de portal | |
|---|---|---|---|---|
| Coste en dinero | Ninguno | Ninguno | Ninguno | Ninguno hasta el límite |
| Se mantiene al día solo | No | Sí | No | Sí |
| Tu marca | No | No | Sí | Sí |
| Contraseña por cliente | No | No | Plan de pago | Sí |
| Muestra estado del proyecto | No | Sí | Manual | Sí |
| Tiempo semanal | Alto | Ninguno | Alto | Ninguno |
| Aguanta más de 5 clientes | Mal | Sí | Mal | Llega al límite |
Los dos costes que se olvidan
La actualización manual se acumula. Veinte minutos por cliente y semana parecen nada con dos clientes. Con doce son cuatro horas, cada semana, indefinidamente, y es lo primero que se cae cuando la agencia va cargada. Un portal desactualizado es peor que ningún portal, porque el cliente lo miró y obtuvo la respuesta equivocada.
La exposición accidental cuesta cara una vez. El fallo que duele de verdad es un cliente que ve un comentario interno, el nombre de otro cliente o una estimación que lee como presupuesto. No cuesta nada hasta que ocurre, y entonces cuesta una relación. Todas las opciones sin alcance por cliente cargan ese riesgo, y el riesgo crece con la cartera.
Qué elegir
Dos o tres clientes, poca sensibilidad, sobre todo entrega de archivos. Usa un disco compartido. No le des más vueltas.
Clientes que quieren sobre todo estado, y ya gestionas el trabajo en una herramienta. Empieza con una vista pública. Acepta a sabiendas los límites de marca y contraseña, y fija un umbral para cambiar.
La entrega ya vive en Notion. Publica una página de Notion. Es coherente, y el problema de la copia no existe para ti.
Cinco o más clientes activos, o cualquier cosa bajo NDA. Usa un portal que lea tu espacio. Las vías manuales ya dejaron de ser gratis a estas alturas, solo te cobran en horas en lugar de en dinero.
Salir de una configuración gratuita
Si tus proyectos corren en ClickUp, el cambio es corto. Con Client Glance:
- Conecta ClickUp por OAuth. Solo lectura: el portal muestra el trabajo pero nunca lo modifica. El token se cifra en reposo con AES-256-GCM.
- Apunta un portal a la lista o carpeta de un cliente.
- Elige las tarjetas que debe ver y desactiva el resto.
- Añade marca y contraseña, y envía el enlace.
Mueve primero a un cliente, el que más pregunta por el estado. Si las preguntas paran, aplica la misma configuración al resto.
Para la visión de categoría, mira nuestra guía sobre software de portal de cliente para agencias y el paso a paso en cómo crear un portal de cliente ClickUp. Cómo funcionan el alcance y las contraseñas está en el centro de ayuda, y las novedades en el changelog.
Preguntas frecuentes
¿Existe un portal de cliente realmente gratis? Varias herramientas tienen planes gratuitos para pocos clientes, y un disco compartido o una página de Notion no cuestan nada. El coste aparece como actualización manual, falta de contraseña o límite de clientes.
¿Se puede con Notion gratis? Sí, y quedará bien. Una página publicada es accesible para cualquiera con el enlace en el plan gratuito, y mantenerla al día es manual.
¿La forma más barata de tener un portal con tu marca? Una herramienta de portal con plan gratuito que lea el espacio que ya usas.
¿Cuándo deja de compensar? Cuando la actualización manual pasa de una hora semanal, o cuando un cliente ve algo que no debía.